 Op basis van de titel van dit artikel, zou je misschien denken dat goede HRIS tools maar iets voor in de verre toekomst zijn, of dat ik van mening ben dat er geen goede HRIS tools op de markt te vinden zijn, maar niets is minder waar! Er zijn vandaag al tal van schitterende oplossingen beschikbaar, maar het komt er vooral op neer om volgens je eigen behoeften en noden de juiste keuze te maken! Omdat een verkeerde keuze verregaande gevolgen kan hebben voor een bedrijf (denk maar aan hoog oplopende kosten, langdurige implementaties, verloren tijd, frustraties, onvoldoende buy-in van het personeel waardoor je project uiteindelijk mislukt, ...), wil ik graag de 5 belangrijkste indicatoren met jullie delen die doorslaggevend zijn bij de keuze van de perfecte HRIS-tool! Deze criteria maken een onderdeel uit van mijn Sci-Fi² model dat ik tijdens mijn loopbaan binnen HRIS ontwikkeld en verfijnd heb, en die het makkelijk maken om HRIS-oplossingen te vergelijken en te selecteren op basis van objectieve criteria. SCI-FI is een letterwoord en staat voor: Simple, Complete, Integrated, Flexible & Intelligence. Elk van die indicatoren is op zijn beurt nog eens onderverdeeld in een aantal criteria die gescoord worden.
Wil je hier meer over weten, dan kun je hier GRATIS mijn Sci-Fi²-evaluatietemplate downloaden. Hiermee kan je zelf aan de slag gaan als je een HRIS-project aan het plannen bent. Zoek je een partner om je te ondersteunen bij één van de fases van je eigen HRIS-project (analyse, opmaak RFI/RFP, aanbesteding, opmaak POC, selectie, implementatie, testing, documentatie of projectmanagement), neem dan zeker een expert onder de arm die de HRIS-markt grondig kent, en die door en door thuis is in HR. HRinFlow wil HR-professionals ondersteunen in hun zoektocht naar de ideale applicatie, en/of hen ontzorgen in het implementatieproces! Aarzel dus niet om mij te contacteren: [email protected] of 0472/078.496 Wat zijn trouwens de elementen die jij belangrijk vindt in goede HR-software? Laat het mij even weten in de commentaar hieronder!   The necessary evil ... You know the story: HR is considered a cost, a necessary evil, in a majority of companies. Few are the companies who admit that their greatest asset are the people who work for them. Sadly this is the HR Director or HR Manager’s fault ...: most of them are busy running the department, often doing a great job, but unaware of their role in the achievement of the company's goals. And even if they are aware of the impact they have, often they won't be able to make the translation towards measurable figures (it's simply not in the HR-DNA). That's also why in many companies the Financial Director or Operations Director will have more influence than the HR Director: they talk in terms of efficiency, money and revenue and that's the only language a company owner or CEO speaks. And they are 100% right! That is what running a business is all about! The bottom line is all that counts at the end of the day! It may be a bit strange for an HR-guy to make such statements, but I know what I am talking about, having worked for many years in HR, thinking I was doing a good job, but without the slightest reflection of what MY contribution was in the company’s results. Becoming older and more experienced helped to create the awareness, but for me it has only become crystal clear at the moment I started my own business. Does this mean the rest is of no importance? Of course not, but all the company’s activities, including HR, are only facilitators to achieve the companies final goal. And don't be mistaken: if the facilitators aren't doing a great job, the company's results won't be good either. However, the goals of all facilitators, including the HR Department, should be 100% aligned with the company goals! Always! I call this the "vertical integration" of HR: the company's strategy has to be translated in HR processes, and all HR decisions should be checked with the company's goals and strategy. This is only the starting point! Think in terms of ROI & payback time A great way to facilitate the acceptance of HR-decisions by the board (for example an investment in an HRIS tool), is to present it in terms of ROI (return on investment) or pay-back period. By doing this, you will be forced to translate your HR project into the board's language (being euros, dollars, yens, ...). You will learn to think in terms of investment & return, ... It is an interesting exercise and the first time you will do it, you will be astonished by how little you know about the real impact of your decisions! It may be confronting at first, but once you have done it, and have felt the success when the board accepted your project without any objection, you will get to learn the power of talking in terms of revenue! Calculating the ROI is not difficult, once you know the total investment cost and the savings/extra earnings you will generate by the investment. It is calculating the real cost and the real benefit that is the hardest. Sustainability first! Does this mean you have to turn into a cold hearted figure driven business man? NOT AT ALL! "Sustainability" is the key word and is AS IMPORTANT as the revenue! It's not difficult to save costs in HR: you could for example dismiss all your experienced, but expensive staff members and hire cheap labour force instead. This would make a great ROI and pay-back time on the short term, but on the long term, it would cost a lot more than the salary costs you would economize. It could even mean the end of the company! Although this is an imaginary example, there are managers that reflect this way. I was confronted in my own career with (non HR) executives who thought that HR was something that could be managed on the short term. They expected strong results (for example a solid drop of absence figures) after a month. This is of course possible, but my point is, that on the longer term this will have a strong negative impact on the company. In my next article I will focus on some tips & tricks on how to make your HR sustainable. The art of measurement Thinking in terms of revenue goes hand in hand with measuring the impact of your decisions. You cannot evaluate the result of your work correctly, when you cannot measure it. This is another issue in HR (although there is more awareness about it these days): in contrast with the other departments (production, finance, sales, ...) there is not a lot of structured reporting in HR. I worked for 11 years as HRIS consultant for a payroll provider and most of the advanced reporting needs weren't for the HR department, but for the accountancy department, and were mainly focused on the payroll cost. HR is considered a "soft" discipline and there is not enough vigour to control the results of the own HR processes. I personally think this is mainly caused by a lack of awareness of where the impact can be found. For example: how do you measure employee satisfaction? You could organize a yearly employee satisfaction poll, but this will cost a lot in term of money and time, it will generate expectations, and it is a one-shot measurement. If, however, you measure the absence figures, the turn-over ratio, the number of candidates that applied on jobs that were recommended by a staff member, ... you will get a permanent measurement of your employee satisfaction, as they are all indicators of the satisfaction degree, if put together. If you want to measure the results of your HR, you have to be conscious of the fact that HR is like a wheel mechanism: turning one wheel can have an effect of several other parts of the mechanism. This is also to be considered when taking HR decisions: an integrated approach is always necessary! But more on this in my next post. Create awareness Being aware of the impact of your decisions is a first step. Measuring the results is a second phase. Making board members, staff members, but also the members of the labour unions aware of the impact of decisions that are taken in HR will be a giant leap forward in gaining respect! If you know how a decision will impact the company’s results, then you are in a much stronger position in discussions. You will have the knowledge to win the debate! This is very interesting in negotiations with labour unions: If they claim for example a salary increase, you could ask them how this extra cost can be compensated, pointing them on the negative impact this will have on the company’s bottom-line result. This will not only create a stronger position in your negotiation, but also create the awareness that each decision impacts at the end the company’s results, and by consequence may affect the company’s position or even the employment on the long term. Become an entrepreneur in your company Now that you are aware of your role in the achievement of the company’s results, you can actively contribute by becoming an entrepreneur in your own company. This means that you start to manage the HR department as it was your own company. You no longer have to stand on the sideline and wait for orders to come, but get in the frontline and actively look for opportunities to get most out of your department. How can you save money, get most out of the available resources, optimize the way of working, sell your decisions, … you can even create your own (internal) marketing campaign to get everybody to know what you stand for! And as you will act as a company owner, you will start to speak the same language as your CEO ... How save money in HR without dismissal Saving money isn't easy without affecting the salaries. However there are different things you can do to limit the costs. The most common thing is to replace the heavily taxed base salary by more tax-friendly advantages as meal vouchers, cost-reimbursement, ... In most companies this is already a common thing. Another interesting thing to save money is to renegotiate all the contracts with your existing partners. This is not very pleasant if you have a long term relationship with one of them, but it will challenge them to give you the best of service! It will also give you an idea of what the competition can offer you. May be you get a better price for the same service, or you get more service for the same price. Increasing the efficiency is also a good way to save money. Maybe the effect will not directly be translated into money, but you may get more added-value and more things done for the same cost. So you will win on it at the end. You can easily increase the efficiency by starting with the repetitive tasks without much added value. Try to automate them as much as possible. There will be less risks for errors (so less time to correct them and less frustration) and the quality of the job will increase. The extra time that has become available can be used for more interesting things. This may result in a higher motivation, a higher productivity, ... I wrote an article on this recently. Be accepted as a fully-fledged business partner to the board Simply being more aware of your impact, and by motivating decisions by calculating the return will make a huge difference in your credibility towards the board. So next time when you present a new HR project, try to add a couple of slides with the ROI and pay-back time, and add some details about the total cost & savings on short-, mid-long and long-term, and you will see how doors will open-up like never before. But most of all: you will be aware of your real value for the company !  “Keep it simple” ... iedereen lijkt zich in deze eenvoudige quote te kunnen vinden. Wat is er immers gemakkelijker dan een eenvoudige idee of principe, een eenvoudige manier van werken, een eenvoudige oplossing, … Dit geldt zowel in de privésfeer als op professioneel vlak.
De waarheid is echter anders, en de bedrijven die daadwerkelijk die eenvoud nastreven zijn zeldzaam. Het “overcomplexifiëren” van de zaken waar we dagelijks mee bezig zijn lijkt ons in de genen te zitten. En zelfs al lijken we er ons van bewust dat een eenvoudige manier van werken ons op vele vlakken van nut zou kunnen zijn, toch slagen we er maar niet in om de daad bij het woord te voegen. Er is altijd één of andere reden of excuus waarom het net bij ons niet zo gemakkelijk kan. Een eenvoudige manier van werken heeft nochtans een hele reeks voordelen:
Het marginale nut Een proces is vaak in de loop van de jaren complex geworden, onder invloed van veranderingen in wetgeving, een nieuw management, nieuwe systemen, nieuwe normen, … Telkens wordt er een stap toegevoegd aan het proces om dit te laten aansluiten bij de noden, maar men laat na om het proces als geheel te gaan herbekijken. Toch zou een onderneming zich bij elke stap de vraag moeten stellen wat de impact is op de efficiëntie en het finale resultaat. Eén van de (weinige) zaken die ik onthouden heb van mijn lessen economie is “het marginale nut”. Deze bepaalt dat het bijkomende nut dat een consument heeft bij elke extra eenheid afneemt. Bijvoorbeeld: een eerste televisie die men koopt heeft veel nut, een tweede al iets minder, en derde nog iets minder, tot op het moment dat de televisies te veel plaats beginnen in te nemen, en het nut grotendeels wegvalt. Al is dit een puur economische wetmatigheid, toch kan dit op veel andere situaties toegepast worden, ook in processen. Als men bijvoorbeeld extra stappen en deelnemers in een proces gaat toevoegen, dan gaat dit in het begin een positief effect hebben op de efficiëntie en het resultaat van dit proces, maar er komt een moment dat bij een bijkomende stap het resultaat van het proces opnieuw vermindert, omdat het proces hierdoor bijvoorbeeld te complex wordt. Bedrijven moeten dus bij elke stap het globale resultaat bekijken als ze processen gaan uitbreiden. Automatisering van processen Ook een goede ICT tool kan de efficiëntie van de bedrijfsprocessen een significante boost geven. Veel bedrijven denken daardoor dat de aanschaf van dergelijke tool, de processen veel vlotter zal laten verlopen. Tegelijkertijd wil men dat alle huidige processen en procedures in hun huidige vorm overgenomen worden in de tool. Als de implementator of ontwikkelaar dit zomaar aanneemt, dan is de kans erg groot dat de klant zich nadien nog in een complexere situatie bevindt, want nu moet hij –bovenop zijn moeilijke processen- ook nog een extra tool gaan voeden. Alle meerwaarde is volledig zoek en men heeft nog meer werk dan voordien. Dit is de beste garantie op een ontevreden klant. Vereenvoudiging van de processen is iets die moet gebeuren los van de tool, en logischerwijze vooraleer men een implementatie of ontwikkeling gaat doen. Vooraleer een klant die stap zet zou er al bereidheid moeten zijn om de eigen processen te durven in vraag stellen en te herzien. De implementator van zijn kant heeft de plicht om de onderneming hierbij te ondersteunen met de nodige kritische blik. Bewustmaking is hierbij het sleutelwoord. Als externe partij is het trouwens een pak gemakkelijker om die vereenvoudiging te “zien” omdat de bedrijfsblindheid die typisch is voor mensen die al langere tijd in een onderneming werken, er niet is. Ondernemingen gaan dit doorgaans ook makkelijker aanvaarden van een externe expert. Een bijkomend voordeel van eenvoudige processen is dat deze veel gemakkelijker geautomatiseerd kunnen worden. Als je een eenvoudig proces laat programmeren, dan zullen de ontwikkelingsinspanningen en –kosten drastisch lager zijn dan bij erg complexe processen. Maar ook hier wringt het schoentje vaak, en blijkt onze initiële wil om te vereenvoudigen toch niet zo sterk: we vervallen heel snel weer in onze gewoonte om de zaken complex te houden. Veel te vaak komen deze punten pas boven water als de eerste ontwikkelingen al een tijd bezig zijn, lang nadat de initiële analyse en kostenraming gebeurd is. Dit is uiteraard nefast voor het budget en de planning. ICT als hefboom voor vereenvoudiging Processen aanpassen, en vooral vereenvoudigen is geen gemakkelijke opdracht. Men gaat immers bepaalde vaste waarden, opgebouwde kennis, verworvenheden, … terug in vraag stellen. Het hoeft geen betoog dat “change management” een vak apart is. Een goed begrip van het ‘waarom’ van een bepaalde beslissing zal de change veel vlotter laten verlopen. Als een onderneming aan zijn medewerkers een grondige reden kan geven waarom het nodig is om de processen te herzien, zal er meestal al minder weerstand zijn. Deze change zal als minder bedreigend ervaren worden, zeker als de medewerkers in kwestie ook betrokken worden. Het implementeren van een ICT tool is het perfecte excuus om processen te herzien. En in plaats van de complexe processen om te zetten in de tool, gaan we net de implementatie van de tool als hefboom gebruiken om de processen eenvoudiger en beheersbaarder te maken. Dit is meer dan een win-win, want niet alleen wordt de flow in het bedrijf geoptimaliseerd (met alle voordelen van dien), maar ook de implementatietijd wordt een pak korter en goedkoper, en de kans op succes zal stijgen. « Ce qui se conçoit bien s’énonce clairement » Dit citaat van Nicolas Boileau-Despréaux uit 1674 (met dank aan mijn vroegere leraar Frans) is de kern van de vereenvoudiging. Goede ideeën kunnen gemakkelijk uitgelegd worden. Zoals de titel van mijn artikel het al aangeeft, is dit in de praktijk net iets moeilijker dan het citaat doet vermoeden. De complexiteit van vereenvoudiging ligt er namelijk in dat het extreem moeilijk is om processen die op vandaag complex zijn zo te veranderen dat ze plots eenvoudig zijn. Dit is bijna een kunst die trouwens héél wat moed vraagt. In de eerste plaats de moed om zichzelf in vraag te durven stellen. Bedrijven die processen willen veranderen, moeten in de eerste plaats mentaal afstand nemen van hun huidige manier van werken en de processen ‘tabula rasa’ gaan hertekenen. De volgende bedenkingen gaan hierbij helpen:
Process re-engineering Het finaal uittekenen van de nieuwe processen is geen sinecure. Er moeten offers gebracht worden. Deze offers zijn bijvoorbeeld taken die wegvallen, controles die wegvallen, misschien finaal jobs die wegvallen. Een proces aanpassen doe je niet zomaar. Je doet dit met een doel voor ogen, en dit doel is het duurzaam succes van de onderneming. Toch zijn ook de “offers” opportuniteiten, zelfs als medewerkers in eerste instantie het gevoel hebben dat hen een deel van hun taken, verantwoordelijkheden, jobinhoud, … ontnomen wordt. Immers, nu krijgen ze de kans om hun werk anders in te vullen, de vrijgekomen tijd in te vullen met zaken met meer toegevoegde waarde, waardoor hun persoonlijke ontwikkeling, welbevinden en eigenwaarde erop vooruit gaat. Controle of vertrouwen? Eén van de zaken die bij process re-engineering vaak herbekeken worden zijn de vele controles die in de loop der jaren in de bestaande processen ingebouwd werden. Als iemands werk systematisch door een andere persoon gecontroleerd wordt, dan verdwijnt na een tijd de verantwoordelijkheid om zelf correct werk af te leveren. Immers, als men een fout doorlaat is het de andere zijn verantwoordelijkheid om die er uit te halen. Samen met het verdwijnen van de verantwoordelijkheid voor het eigen werk, verdwijnt stilaan ook de zin voor initiatief, en na een tijd ook de motivatie. De medewerkers beperken hun werk tot de takenlijst die in hun functiebeschrijving staat. Dit doodt alle zin voor initiatief en het ondernemerschap, wat nefast is voor de groei van de onderneming. Willen we de ondernemingszin van de medewerkers ontketenen, dan moeten we beginnen met de medewerkers zelf verantwoordelijk te maken voor het resultaat van hun werk. We kunnen natuurlijk niet alle controles bannen (denk maar aan voedselveiligheid), maar in plaats van de medewerkers op alles te willen controleren, gaan we hen ons vertrouwen schenken in het werk dat zij afleveren. Deze beweging op zich zal voor een onderneming een grote stap zijn, en kan niet zonder dat de directie 100% achter het idee zit, en er zelf naar handelt, maar op termijn zal de onderneming er veel meer vruchten van plukken. En het vereenvoudigt de processen natuurlijk! Door de processen slim te gaan verbeteren, kan de noodzaak om controles uit te voeren, sowieso al verminderd worden, door bijvoorbeeld een deel van het manuele werk te automatiseren. Harder werken of slimmer werken? Een tijdje geleden startte ik een lezing met de bekentenis dat ik eigenlijk door mijn luiheid in mijn huidige job terecht gekomen ben. Al was dit hoofdzakelijk bedoeld als “icebreaker”, toch schuilt er een grond van waarheid in. Door mijn grondige hekel aan routine werk en repetitieve, uitvoerende taken, heb ik mij in het verleden altijd de vraag gesteld wat ik kon doen om deze taken niet meer te moeten doen. Ze laten liggen of doorschuiven naar een collega zou een oplossing kunnen geweest zijn, maar geen duurzame. Daarom investeer ik mijn tijd liever in het vinden van oplossingen waardoor de taken met weinig toegevoegde waarde kunnen vermeden worden, of vervangen worden door veel betere processen. Als u naar uw eigen takenpakket gaat kijken, of rondom u kijkt bij uw collega’s, dan zal u ongetwijfeld een hele reeks van die maandelijks of wekelijks terugkerende vervelende taken zien. Bij het vereenvoudigen van de processen zijn het vooral deze repetitieve taken met weinig toegevoegde waarde die aangepakt kunnen worden omdat het quick-wins zijn. Want zelfs met kleine ingrepen kan u al vaak een wereld van verschil maken: Denk maar aan de lijsten die wekelijks met elkaar vergeleken moeten worden, die rapporten die maandelijks opgesteld moeten worden of die input die dagelijks moet gebeuren in verschillende systemen die naast elkaar draaien. Vaak kan een goed opgebouwd Excel bestand, een kleine macro, of een link tussen verschillende systemen al deze repetitieve workload laten smelten als sneeuw voor de zon. Het voordeel vertaalt zich niet alleen in een onmiddellijke en terugkerende tijdswinst, maar ook in een lagere foutenmarge (door minder manuele acties) en een hogere voldoening door een interessantere invulling van de vrijgekomen tijd. De ROI hiervan is soms verrassend: 2 dagen werk aan een Excel macro kan gemakkelijk 12 dagen tijdswinst opleveren per jaar. Aanvaard imperfectie Veel processen zijn zo complex geworden omdat men er in de loop van de jaren naar gestreefd heeft om een perfect proces te bouwen. Het gevolg hiervan is dat de processen nu zo uitgebreid zijn dat ze niet meer efficiënt zijn. Bij het uittekenen of re-engineeren van processen hou je er dus best rekening mee dat je niet alle facetten van dit proces tot in de perfectie kan uittekenen. Het gezegde “Perfect is the enemy of good” moet hier in het achterhoofd gehouden worden: het is beter om een heel degelijk proces te hebben die vlot werkt, dan te streven naar een allesomvattend proces dat niet beheersbaar of onbereikbaar is. Het is niet zo dat u vanaf vandaag al uw processen moet omver gooien, of een revolutie ontketenen in uw onderneming, maar het kan nooit kwaad om de volgende keer als u weer zo’n vervelende taak moet uitvoeren of zo’n complex formulier moet invullen, … eens na te denken wat het nut er precies van is, en of dit niet eenvoudiger of efficiënter kan. De rest komt vanzelf … Keep it simple! |