Goede HRIS is Sci-Fi

Op basis van de titel van dit artikel, zou je misschien denken dat goede HRIS tools maar iets voor in de verre toekomst zijn, of dat ik van mening ben dat er geen goede HRIS tools op de markt te vinden zijn, maar niets is minder waar!
Er zijn vandaag al tal van schitterende oplossingen beschikbaar, maar het komt er vooral op neer om volgens je eigen behoeften en noden de juiste keuze te maken!
Omdat een verkeerde keuze verregaande gevolgen kan hebben voor een bedrijf (denk maar aan hoog oplopende kosten, langdurige implementaties, verloren tijd, frustraties, onvoldoende buy-in van het personeel waardoor je project uiteindelijk mislukt, ...), wil ik graag de 5 belangrijkste indicatoren met jullie delen die doorslaggevend zijn bij de keuze van de perfecte HRIS-tool!
Deze criteria maken een onderdeel uit van mijn Sci-Fi² model dat ik tijdens mijn loopbaan binnen HRIS ontwikkeld en verfijnd heb, en die het makkelijk maken om HRIS-oplossingen te vergelijken en te selecteren op basis van objectieve criteria.
SCI-FI is een letterwoord en staat voor: Simple, Complete, Integrated, Flexible & Intelligence. Elk van die indicatoren is op zijn beurt nog eens onderverdeeld in een aantal criteria die gescoord worden.

• "SIMPLE" staat voor onder meer gebruiksvriendelijkheid en intuïtiviteit van de tool. Hoe snel ben je er mee weg? Heb je opleiding nodig? Ga je efficiënter werken? Maar ook de user interface is belangrijk: is deze aantrekkelijk, en nodigt hij uit om de tool te ontdekken ...?
• "COMPLETE" gaat dan weer over de functionele scope: dekt de tool de processen af die je wil automatiseren? Om dit na te gaan, gebeurt er best een voorafgaande analyse om te kijken welke processen in aanmerking komen, en worden deze vertaald in functionele noden. Wees hierbij ook steeds heel kritisch en kijk of je die processen niet kan vereenvoudigen. Zorg er daarnaast ook voor dat de tool voldoende beveiligd is zodat de gegevens van je medewerkers niet te grabbel liggen op het web!
• "INTEGRATED" dekt een dubbele lading: enerzijds heb je de integratie van de gegevens binnen je tool zelf (zoals bijvoorbeeld het koppelen van evaluatiegesprekken met ontwikkelingsplannen, ...), en anderzijds heb je de integratie met externe tools zodat je geen dubbel inputwerk moet doen (bv. interface tussen payroll tool en talent management tool). Wees in de selectie van je tool altijd heel alert dat dit stuk voor heel wat problemen kan leiden, en laat je best tijdig (nog voor je uiteindelijke keuze) begeleiden door een expert ter zake!
• "FLEXIBLE" interpreteer ik altijd als "flexibele standaard". Hiermee bedoel ik dat je best kiest voor een tool die al heel wat standaardmogelijkheden bezit, maar toch voldoende flexibel is om zich aan te passen aan de processen van je bedrijf, zonder maatwerkontwikkeling. Het voordeel van dergelijke tool is dat de implementatie meestal sneller kan, en dat je ook kan mee evolueren met de nieuwe functionaliteiten van de tool, terwijl je toch je eigen processen niet (helemaal) moet omgooien. In een VUCA-wereld is het ook heel belangrijk dat je een tool kiest die makkelijk met het bedrijf mee kan evolueren!
• "INTELLIGENCE" is de meerwaarde van de data die je in de tool ingeeft: reporting, analytics, insights, ... Hou tijdens de analyse fase ook al rekening met de uitkomsten van je processen: welke data heb je nodig, wanneer, push of pull, onder welk formaat, ...? Biedt de tool standaardrapporten aan? Intelligente reminders? Dashboards? Kun je zelf rapporten maken? Kun je gegevens uit verschillende modules (bv. loonelementen & learning) met elkaar combineren in 1 rapport? ...

Deze 5 indicatoren gaan je al een goed idee geven van de tool die je aan het kiezen bent, maar uiteraard is ook de keuze van de partner/leverancier hierbij heel belangrijk! Welke support krijg je? Wat zijn de SLA's? Wat is het pricing model? Zit HR in het DNA van het bedrijf? Is het een jonge start-up of een gevestigde waarde? ... Naast de 5 voorgaande indicatoren, heb ik ook SCI-FI-indicatoren en criteria ontwikkeld die helpen met de selectie van de leverancier (of implementator) zelf.
Wil je hier meer over weten, dan kun je hier GRATIS mijn Sci-Fi²-evaluatietemplate downloaden. Hiermee kan je zelf aan de slag gaan als je een HRIS-project aan het plannen bent.
Zoek je een partner om je te ondersteunen bij één van de fases van je eigen HRIS-project (analyse, opmaak RFI/RFP, aanbesteding, opmaak POC, selectie, implementatie, testing, documentatie of projectmanagement), neem dan zeker een expert onder de arm die de HRIS-markt grondig kent, en die door en door thuis is in HR. HRinFlow wil HR-professionals ondersteunen in hun zoektocht naar de ideale applicatie, en/of hen ontzorgen in het implementatieproces! Aarzel dus niet om mij te contacteren: [email protected] of 0472/078.496
Wat zijn trouwens de elementen die jij belangrijk vindt in goede HR-software? Laat het mij even weten in de commentaar hieronder!